Huomisenhoitajat.fi-sivuston tietosuojaseloste

Hakijarekisteri

Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n ja sen omistajajäsenten (HUS, Helsingin kaupunki, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue) rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.

Avidly Oy tuottaa rekrytointien ja hakemusten käsittelyyn tarkoitetun järjestelmän Seure Henkilöstöpalvelu Oy:lle, joka toimii rekisterinpitäjänä. On tärkeää, että järjestelmää käyttävät henkilöt eli rekisteröidyt saavat tarvittavan tiedon siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän hakijarekisterin mukaisesti.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 10.5.2018
Viimeisin päivitys: 30.3.2020

1. Rekisterin nimi:
Hakijarekisteri

2. Rekisterinpitäjä
Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 2
00501 Helsinki

3. Rekisterin vastuuhenkilö
Ilari Viippola
Director Strategy & Brand

4. Rekisterin yhteyshenkilö
Katri Perhonen
Tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
PL 2
00501 Helsinki
etunimi.sukunimi@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016): 6. artiklan 1.a-alakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä kirjallisesti Seurelle järjestelmän kautta tästä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyt henkilöt ovat hakijoita, jotka hakevat Seuren ja sen omistajajäsenten, HUS:in, Helsingin kaupungin tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen, yhdessä perustaman projektin, Huomisen hoitajat, jäseneksi.

Noudatettava lainsääntö on lisäksi mm:

• Tietosuojalaki 1050/2018
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Työsopimuslaki (55/2001)
• Arkistolaki (831/1994)
• Tartuntatautilaki (1227/2016)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
• Tilaajavastuulaki 1233/2006
• Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana.

6. Rekisterin tietosisältö

• Työnhakijan yksilöintitiedot: nimitiedot, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
• Työnhakijan itsensä ilmoittamat tiedot: työnantaja, hoitoalan kokemus, työpiste ja osasto, työnimike ym.
• Yhteydenotot, käydyistä keskusteluista tehdyt merkinnät
• Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on oma-aloitteisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot tmv

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja voidaan luovuttaa työn tilaajalle toimeksiannon mukaisesti:

• Rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen

8. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään
Henkilötietoja voidaan kerätä työntekijän suostumuksella myös kolmannelta osapuolelta:

• työnhakijan työnantajalta: suositukset
• tarvittavalta viranomaiselta: mm. Valvira

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

• saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena tietosuojavastaavalle tämän linkin kautta
• oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot
• saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot hakijarekisteristä
• rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tämä on teknisesti mahdollista
• vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä
• antaa suostumuksen automaattiseen tietojenkäsittelyyn rekrytointiprosessin nopeuttamiseksi

11. Tietojen säilytysajat

Hakijareservin henkilötietoja säilytetään 24 kk.
Sähköpostiviestit hakijan lähettämien sähköpostien osalta säilytetään enintään 24 kk.

12. Evästeet

Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme: Evästeet.

Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.

13. Muutokset rekisteriselostukseen

Seurella on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä rekisteriselosteeseen tarpeen vaatiessa. Uusin versio on aina saatavilla kotisivuiltamme.